Qué es un tablero Kanban
Un tablero Kanban es un panel, dividido en columnas, en el que se anotan las tareas normalmente en post-it.
Cada columna representa un posible estado de las tareas y podemos poner tantas como queramos, aunque lo normal es trabajar con un número que oscila entre 3 y 5, siendo el esquema más básico el que corresponde a los estados «pendiente», «en ejecución» y «terminado».
Nosotros usamos un tablero Kanban para organizar los artículos que vamos publicando en BeAgileMyFriend. Usamos la primera columna para añadir todos los artículos que tenemos pendientes de publicar, y la llamamos backlog. Cuando llega el momento de decidir qué es lo siguiente que vamos a publicar, repasamos nuestro backlog y movemos los post-it (artículos) a la siguiente columna, «en ejecución». Cuando publicamos el artículo lo pasamos a la última columna y se convierte en una tarea «terminada».
De esta forma es muy fácil ver cómo las tareas avanzan de un lado a otro del tablero a medida que terminamos con las tareas pendientes y vamos añadiendo nuevas tareas al backlog
La herramienta online que usamos para crear este tablero es Trello.
Directrices de Kanban
- Limitar el trabajo en curso, evitar la multitarea e intentar, concentrar el esfuerzo en una sola cosa y hacer entregas regulares.
- El tablero Kanban debe ser visible en todo momento para generar un ambiente de confianza y transparencia.
- Medir analizar y optimizar los procesos existentes.
- Crear reglas explicitas, las condiciones para que las tareas avancen de una columna a otra deben ser claras y conocidas por todo el mundo.
- Concentrarse en la calidad. Una mayor calidad en los resultados genera un mayor orgullo por el trabajo realizado y una mejora del prestigio exterior del personal, el grupo y la empresa de cara a los clientes.
- Priorizar, tanto por parte del cliente como del equipo. El cliente tiene la última palabra por lo que es importante que intervenga de forma regular para expresar sus necesidades.
Ventajas de usar un tablero Kanban
- Es una excelente herramienta de colaboración.
- Herramienta muy visual que permite saber con rapidez quién es el responsable de cada una de las tareas o a que categoría pertenece.
- Permite priorizar y entregar las tareas más importantes y/o abordar las que más valor tienen para el cliente.
- Se puede usar perfectamente en la organización del trabajo personal.